Đặt vé đoàn là gì
Hôm qua sếp còn bảo “em lo vé cho đoàn 20 người, tuần sau team building nha”. Sáng nay bạn đã ngồi trước màn hình, mắt nhìn vào trang đặt vé, tay cầm cái file Excel chứa 20 cái tên viết hoa viết thường loạn xạ, mà lòng thì hỏi thầm đặt vé đoàn là gì, sao phức tạp vậy trời? Thở đi đã. Bài này viết cho bạn đó.
Đặt vé máy bay theo đoàn là gì?
Đặt vé máy bay theo đoàn là hình thức đặt vé cho một nhóm nhiều người cùng bay chung hành trình, cùng ngày bay, cùng chặng bay và thường mong muốn đi cùng một chuyến.
Thay vì bạn tự lên website hãng rồi đặt từng vé lẻ cho từng người, vé đoàn sẽ được kiểm tra và xử lý theo nhóm. Nhờ vậy, người phụ trách dễ kiểm soát số lượng chỗ, giá vé, thời hạn giữ chỗ, danh sách hành khách và các yêu cầu phát sinh như hành lý, suất ăn, trẻ em đi cùng…
Nói dễ hiểu, đặt vé lẻ giống như bạn tự mua từng ly nước cho từng người trong nhóm. Còn đặt vé đoàn giống như bạn đặt nguyên một đơn lớn, có người kiểm số lượng, xác nhận giá và hỗ trợ xử lý nếu có thay đổi.
Với những đoàn từ 10 người trở lên, đặc biệt là đoàn 20-50 người, việc tự đặt từng vé lẻ rất dễ phát sinh rắc rối. Vì vậy, nhiều công ty, trường học, nhóm du lịch hay hội nhóm thường chọn dịch vụ đặt vé máy bay đoàn để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Tại Travelpass.vn, bạn có thể gửi thông tin hành trình để được kiểm tra chỗ, báo giá và tư vấn phương án phù hợp cho cả đoàn.
Bao nhiêu người thì nên đặt vé máy bay theo đoàn?
Không phải hãng bay nào cũng có cùng một quy định về số lượng khách được xem là đoàn. Tuy nhiên, nếu xét theo kinh nghiệm thực tế, bạn có thể tham khảo mốc sau:
Từ 1 – 9 người:
Bạn vẫn có thể đặt vé lẻ như bình thường. Số lượng chưa quá đông nên việc nhập thông tin, chọn chuyến và thanh toán thường chưa quá phức tạp.
Từ 10 – 19 người:
Nên bắt đầu hỏi về vé đoàn. Dù chưa chắc có mức giá riêng tốt hơn vé lẻ, nhưng việc kiểm tra chỗ cùng lúc rất quan trọng, nhất là vào mùa cao điểm.
Từ 20 – 50 người:
Rất nên đặt vé theo đoàn. Ở số lượng này, nếu mua lẻ từng người, giá vé có thể thay đổi rõ rệt giữa nhóm đặt trước và nhóm đặt sau. Ngoài ra, nguy cơ đoàn bị tách chuyến cũng cao hơn.
Trên 100 người:
Cần lên kế hoạch càng sớm càng tốt. Nếu đoàn bay vào dịp lễ, Tết, hè, mùa du lịch hoặc chặng bay đông khách, bạn nên chuẩn bị trước vài tuần, thậm chí vài tháng.
Một cách dễ nhớ là: nếu bạn đã phải mở file Excel để gom danh sách, tạo nhóm chat riêng để nhắc mọi người gửi căn cước, hoặc đau đầu vì mỗi người hỏi một kiểu, thì đó là lúc nên nghĩ đến đặt vé máy bay cho đoàn nhiều người thay vì tự xử lý từng vé.
Vì sao đi đông không nên tự đặt vé lẻ?
Đi 2 – 3 người, đặt vé máy bay khá đơn giản. Nhưng khi đi 20 người, 30 người hoặc nhiều hơn, mọi chuyện sẽ khác hẳn.
Giá vé có thể thay đổi liên tục
Một chuyến bay thường có nhiều hạng giá khác nhau. Số lượng ghế giá tốt không phải lúc nào cũng đủ cho cả đoàn.
Ví dụ, bạn thấy giá vé đang đẹp nên đặt trước cho 10 người. Nhưng đến khi nhập thông tin cho 10 người tiếp theo, hệ thống báo giá đã tăng. Kết quả là cùng một đoàn, cùng một chuyến bay, nhưng mỗi người lại có một mức giá khác nhau.
Lúc đó, người phụ trách sẽ rất khó giải thích với cả đoàn: “Vì sao vé của người này rẻ hơn vé của người kia?”
Đoàn dễ bị tách chuyến
Một rủi ro khác là bạn đặt được một phần số vé, nhưng đến người sau thì chuyến bay đã hết chỗ.
Khi đó, đoàn có thể bị chia làm hai chuyến khác nhau. Một nhóm bay buổi sáng, một nhóm bay buổi chiều. Người đến trước phải chờ người đến sau, lịch trình xe đưa đón, nhận phòng khách sạn, ăn uống cũng bị ảnh hưởng theo.
Với vé đoàn công ty, đoàn học sinh, đoàn khách tour hoặc đoàn team building, việc bị tách chuyến sẽ làm kế hoạch chung trở nên rất bất tiện.
Nhập sai thông tin rất dễ xảy ra
Đặt vé cho nhiều người nghĩa là bạn phải xử lý rất nhiều dữ liệu: họ tên, giới tính, ngày sinh, số giấy tờ, hành lý, trẻ em, em bé đi cùng…
Chỉ cần sai một chữ trong họ tên, thiếu tên đệm hoặc nhầm ngày sinh của trẻ em, việc chỉnh sửa có thể mất thời gian, phát sinh phí hoặc gây phiền phức khi làm thủ tục bay.
Đi một mình sai thì tự xử lý. Nhưng đi đoàn mà sai thông tin, người phụ trách thường là người bị hỏi đầu tiên.
Đó là lý do nhiều người chọn dịch vụ đặt vé máy bay đoàn để có người hỗ trợ rà soát, nhắc thông tin cần chuẩn bị và theo dõi tiến độ đặt vé.
Vé đoàn có chắc rẻ hơn vé lẻ không?
Đây là câu hỏi rất nhiều người quan tâm. Không phải lúc nào vé đoàn cũng rẻ hơn vé lẻ đang hiển thị trên website.
Giá vé phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hãng bay, chặng bay, thời điểm bay, số lượng khách, số ghế còn lại và chính sách của từng hãng tại thời điểm kiểm tra.
Tuy nhiên, lợi ích lớn của đặt vé máy bay theo đoàn không chỉ nằm ở chuyện rẻ hơn hay không. Điều quan trọng hơn là cả đoàn có thể được kiểm tra chỗ cùng lúc, dễ thống nhất mức giá, hạn chế tình trạng người có vé người chưa có vé, và giảm áp lực cho người phụ trách.
Nói cách khác, vé đoàn giúp bạn mua sự yên tâm.
Bạn không phải ngồi canh giá vé từng phút. Không phải nhập đi nhập lại thông tin cho từng người. Không phải lo đến người thứ 18 thì chuyến bay hết chỗ. Và cũng không phải một mình xử lý toàn bộ các lỗi phát sinh.
Nếu muốn biết đoàn của mình có mức giá như thế nào, bạn có thể gửi hành trình cho Travelpass.vn để được kiểm tra và tư vấn cụ thể.
Những ai thường cần đặt vé máy bay cho đoàn nhiều người?
Nhu cầu Đặt vé máy bay cho đoàn nhiều người xuất hiện trong rất nhiều trường hợp đời sống và công việc.
Đó có thể là phòng nhân sự hoặc admin công ty đang lo vé cho chuyến team building, hội nghị, du lịch hè hoặc công tác tập thể.
Đó cũng có thể là giáo viên, phụ huynh, nhà trường đang chuẩn bị chuyến tham quan cho học sinh.
Hoặc đơn giản là một người bạn “lỡ nhiệt tình” đứng ra lo vé cho cả nhóm đi Đà Nẵng, Phú Quốc, Nha Trang, Hà Nội, TP.HCM…
Các công ty du lịch, hướng dẫn viên, đoàn khách tour, hội đồng hương, câu lạc bộ thể thao, đoàn thiện nguyện cũng thường xuyên cần đến vé đoàn.
Tóm lại, nếu bạn đang cầm một danh sách dài hơn 10 cái tên và được giao nhiệm vụ “lo vé cho mọi người”, thì bạn nên tìm hiểu Kinh nghiệm đặt vé đoàn cho nhiều người đi du lịch càng sớm càng tốt.
Quy trình đặt vé đoàn trông như thế nào?
Không phức tạp như bạn nghĩ, nhưng cần chuẩn bị đúng thứ:
Bước 1: Chốt hành trình: Bay từ đâu đến đâu, ngày nào, bao nhiêu người, có ưu tiên giờ bay hay hãng bay không? Zalo Travelpass tìm chuyến bay hoặc Hotline: 0919 330 802.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách hành khách: File Excel đơn giản: họ tên đúng giấy tờ, ngày sinh (với trẻ em bắt buộc), phân biệt người lớn / trẻ em / em bé. Bước này nhỏ nhưng cực quan trọng sai ở đây thì đau ở sau.
Bước 3: Gửi thông tin, nhận báo giá: Đơn vị hỗ trợ kiểm tra chỗ, giá vé, điều kiện giữ chỗ và báo lại cho bạn.
Bước 4: Kiểm tra kỹ rồi thanh toán đúng hạn: Đọc lại hành trình, ngày giờ, tên từng người trước khi xác nhận. Thanh toán đúng deadline giữ chỗ để lỡ là giá thay đổi, không ai chịu trách nhiệm thay bạn được.
Muốn bắt đầu ngay? Ghé travelpass.vn để gửi yêu cầu và được hỗ trợ nhanh.
Kinh nghiệm đặt vé đoàn cho nhiều người đi du lịch
Nếu đây là lần đầu bạn phụ trách vé máy bay cho một đoàn đông người, hãy lưu ý vài kinh nghiệm sau.
Thứ nhất, đừng chờ sát ngày mới đặt. Càng gần ngày bay, giá vé càng dễ tăng và số chỗ còn lại càng ít. Đặc biệt với các chặng du lịch hot hoặc dịp cao điểm, việc đặt sớm giúp đoàn có nhiều lựa chọn hơn.
Thứ hai, hãy gom thông tin hành khách theo một mẫu thống nhất. Đừng để mỗi người gửi một kiểu: người nhắn Zalo, người gửi ảnh, người ghi thiếu dấu, người chỉ gửi tên thường gọi. Cách này rất dễ rối.
Thứ ba, nên có một người phụ trách chính. Người này sẽ làm đầu mối nhận thông tin, trao đổi với đơn vị đặt vé và thông báo lại cho cả đoàn. Nếu ai cũng hỏi trực tiếp, thông tin rất dễ bị loạn.
Thứ tư, hãy nhắc đoàn về giấy tờ tùy thân từ sớm. Người lớn cần giấy tờ hợp lệ, trẻ em cần giấy khai sinh hoặc giấy tờ theo quy định. Đừng để đến ngày bay mới phát hiện có người quên giấy tờ ở nhà.
Thứ năm, nên thống nhất trước về hành lý. Đây là phần tưởng nhỏ nhưng rất dễ phát sinh chi phí nếu không chuẩn bị kỹ.
Lưu ý về hành lý khi đặt vé máy bay theo đoàn
Khi đi theo đoàn, hành lý là một trong những vấn đề cần được nhắc kỹ từ đầu.
Trưởng đoàn nên thông báo rõ vé đã bao gồm hành lý xách tay hay có thêm hành lý ký gửi hay chưa. Mỗi hãng bay có quy định khác nhau, vì vậy không nên mặc định “vé máy bay nào cũng có hành lý giống nhau”.
Nếu thành viên nào cần mua thêm hành lý, nên báo sớm cho người phụ trách trước ngày bay. Việc mua thêm hành lý trước thường chủ động hơn và chi phí cũng dễ kiểm soát hơn so với mua sát giờ.
Không nên để đến quầy làm thủ tục ở sân bay mới phát hiện hành lý quá cân. Lúc đó, mức phí mua thêm thường cao hơn, lại làm cả đoàn mất thời gian chờ đợi.
Trước ngày khởi hành, trưởng đoàn nên nhắc mọi người kiểm tra lại vali, cân nặng hành lý, giấy tờ cá nhân và các vật dụng không được mang lên máy bay. Một tin nhắn nhắc trước có thể giúp cả đoàn tránh rất nhiều phiền phức.
Travelpass.vn hỗ trợ đặt vé máy bay đoàn như thế nào?
Khi đặt vé đoàn qua Travelpass.vn, bạn không phải tự xử lý mọi thứ một mình. Bạn chỉ cần gửi thông tin cơ bản về hành trình, số lượng khách và nhu cầu của đoàn. Đội ngũ hỗ trợ sẽ kiểm tra chỗ, tư vấn chuyến bay phù hợp, báo giá, hướng dẫn chuẩn bị danh sách hành khách và nhắc các mốc thời gian quan trọng.
Điều này đặc biệt hữu ích với các đoàn đông như đoàn công ty, đoàn học sinh, đoàn du lịch gia đình, đoàn khách tour hoặc nhóm đi sự kiện. Thay vì căng thẳng với file Excel, giá vé thay đổi và hàng loạt câu hỏi từ các thành viên, bạn có thể để người có kinh nghiệm hỗ trợ phần vé máy bay. Việc của bạn là theo dõi kế hoạch chung và chuẩn bị cho chuyến đi thật suôn sẻ.
ĐẶT VÉ ĐOÀN NHẬN BÁO GIÁ TRONG 1 PHÚT TẠI TRAVELPASS.VN
- Địa chỉ: 142 Đ. Nguyễn Thượng Hiền, Phường 1, Hạnh Thông, Hồ Chí Minh
- Hotline hỗ trợ: Hotline: 0919 330 802
- Liên hệ Zalo để được hỗ trợ ngay lập tức: https://zalo.me/timchuyenbay