Kinh nghiệm đặt vé đoàn cho công ty và gia đình giá rẻ

Mua vé máy bay cho một nhóm từ 10 đến 30 người khác hẳn với việc tự bấm đặt vài vé lẻ trên điện thoại. Người phụ trách lo vé cho công ty đi du lịch hay đại gia đình nghỉ mát thường phải giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc: thành viên chậm nộp ảnh Căn cước, nhân sự biến động giờ chót, trong khi kế toán yêu cầu tất cả vé phải đồng giá để dễ hạch toán.

Nghiệp vụ vé đoàn sinh ra để giải quyết bài toán đó. Tuy nhiên, không phải cứ đi đông người thì đặt vé đoàn sẽ rẻ hơn vé lẻ. Dưới đây là những kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế tại phòng vé Travelpass, giúp bạn biết khi nào nên gộp đoàn, khi nào nên tách lẻ để tối ưu chi phí.

Một ngộ nhận rất phổ biến khi hỏi mua vé đoàn

Nhiều khách hàng doanh nghiệp thường hỏi: “Đặt một lúc 20 vé thì hãng có chiết khấu rẻ hơn giá trên mạng không?” Thực tế, giá vé đoàn chưa chắc rẻ hơn, thậm chí đôi khi nhỉnh hơn một chút so với mức giá thấp nhất bạn đang thấy trên website.

Lý do nằm ở cách các hãng như Vietnam Airlines, Vietjet Air phân bổ chỗ. Giá vé đoàn thường được hãng hoặc đại lý báo riêng dựa trên số lượng khách, hành trình, ngày bay, tình trạng chỗ và các điều kiện áp dụng cho đoàn. Vì vậy, mức giá này không nhất thiết thấp hơn giá vé lẻ đang hiển thị trên website. Muốn biết phương án nào có lợi hơn, cần so sánh tổng chi phí, hành lý, thời hạn thanh toán và quyền lợi thay đổi danh sách giữa hai hình thức đặt chỗ của chuyến bay và áp dụng đồng nhất cho cả 20 khách.

Tình huống trên chuyến bay	Tự đặt vé lẻ qua website hoặc tạo nhiều giao dịch	Tách nhỏ đặt lẻ từng tốp 3-4 người	Xin giá vé đoàn qua đại lý
Cách tính giá	Hệ thống đẩy cả 20 người lên bậc giá cao có đủ 20 chỗ trống	Tốp đầu mua được giá thấp, các tốp sau giá nhảy cao dần lên	Hãng duyệt một mức giá chung duy nhất cho cả 20 khách
Chứng từ kế toán	Chung một mức giá nhưng tổng chi phí thường bị cao	Mỗi mã vé một giá khác nhau, khó giải trình chi phí bình quân	Đồng nhất một mức giá trên hợp đồng, dễ hạch toán
Danh sách tên	Phải gõ đủ 20 họ tên chính xác ngay lập tức	Phải gõ tên ngay ở từng lần bấm đặt	Chưa cần tên ngay, chỉ cần chốt số lượng 20 ghế trước
Thanh toán	Phải thanh toán 100% tiền vé ngay	Thanh toán 100% theo từng lượt đặt	Chỉ cần đóng tiền cọc giữ chỗ, tất toán trước hạn xuất vé

Như vậy, lợi ích cốt lõi của đặt vé máy bay đoàn không phải là “săn vé giá đáy”, mà là sự an toàn về ngân sách bình quân và quyền giữ ghế trước khi chưa có danh sách tên.

Khi nào nên gộp vé đoàn và khi nào nên tách lẻ để có lợi nhất

Tùy vào quy mô nhóm và việc bạn đã gom đủ tên tuổi hay chưa, phòng vé thường tư vấn khách hàng chọn một trong hai hướng xử lý dưới đây.

Trường hợp nên tách nhỏ ra mua vé lẻ

Nếu nhóm chỉ từ 8 đến 12 người, đã có đủ ảnh chụp Căn cước và sẵn sàng thanh toán 100% ngay: Hãy nhờ đại lý kiểm tra từng bậc giá lẻ.

Nhân viên phòng vé sẽ kiểm tra trên hệ thống xem bậc giá thấp nhất còn mấy ghế, bậc kế tiếp còn mấy ghế. Nếu mức chênh lệch nhỏ, booker sẽ tách thành 2 hoặc 3 mã đặt chỗ (PNR) liên tiếp để gom hết số ghế giá rẻ đó. Cách này giúp các nhóm nhỏ tiết kiệm đáng kể khi mua vé máy bay nội địa vào ngày thường hoặc mùa thấp điểm.

Trường hợp nên đi theo luồng vé đoàn

Ngược lại, nếu đoàn công ty từ 15 người trở lên, hoặc bạn đang cần đặt vé đoàn tết sum vầy cho cả nhà vào dịp cao điểm, thì đăng ký vé đoàn là phương án an toàn hơn hẳn.

Với doanh nghiệp, từ lúc trình ngân sách đến khi kế toán giải ngân thường mất vài ngày. Nếu lấy giá vé lẻ trên mạng làm tờ trình, lúc duyệt xong giá web đã tăng lên mức khác, làm lệch dự toán. Khi xin báo giá vé đoàn và đặt cọc (Deposit) theo quy định, mức giá cùng số ghế sẽ được giữ cố định theo hạn hợp đồng để nhân sự thong thả gom tên.

Bốn chi tiết nghiệp vụ người trưởng đoàn cần nắm để không bị động

Mọi hồ sơ khách đoàn đều vận hành dựa trên các mốc thời hạn (Time Limit) của hãng. Để tránh phát sinh phí phạt, người phụ trách cần nắm rõ bốn điểm sau:

Quy tắc về tiền đặt cọc và tỷ lệ giảm khách

Báo giá đoàn của hãng luôn đi kèm hạn đóng tiền cọc và tỷ lệ được phép giảm ghế (Utilization rate). Bạn cần kiểm tra kỹ tỷ lệ này trước khi chuyển cọc.

Giả sử đoàn đặt cọc 30 ghế và hợp đồng cho phép giảm tối đa 10% trước hạn xuất vé. Nếu sát hạn có 3 người báo bận (còn 27 người), bạn được hủy 3 ghế đó mà không mất cọc; tiền cọc 3 ghế này được trừ thẳng vào khoản tất toán của 27 người còn lại. Nếu giảm tới 5 người, 2 ghế vượt mức sẽ mất cọc.

Hiểu đúng về hạn vào tên và quyền thay đổi nhân sự

Nguyên tắc quan trọng về danh sách hành khách là: Khả năng thay đổi hoặc bổ sung tên trước khi xuất vé phụ thuộc vào chính sách đoàn và điều khoản được hãng xác nhận. Một số chương trình cho phép cập nhật danh sách linh hoạt trước hạn chốt tên, nhưng không nên mặc định tất cả hãng đều miễn phí. Sau khi xuất vé, việc đổi tên hoặc hiệu chỉnh thông tin phải tuân theo điều kiện riêng của hãng và loại vé đã mua.

Từ lúc đặt cọc đến trước hạn vào tên (Deadline vào tên), danh sách bạn giữ chỉ là bản nội bộ; nhân sự A nghỉ việc thì đổi sang tên B hoàn toàn miễn phí. Nhưng khi đã gửi danh sách chốt và xuất vé điện tử, nếu B muốn đổi sang C thì phải chiếu theo hợp đồng xem có được phép đổi tên hay không và phí bao nhiêu.

Bài toán gom hành lý ký gửi để không lãng phí ngân sách

Tùy từng hãng, báo giá vé đoàn có thể đã gồm sẵn 20kg ký gửi mỗi khách (thường ở Vietnam Airlines) hoặc chỉ gồm 7kg xách tay (thường ở một số báo giá Vietjet Air).

Nếu báo giá chưa kèm ký gửi, bạn đừng mua đồng loạt cho cả 30 nhân viên mỗi người một gói 20kg, vì đi ngắn ngày nhiều người chỉ mang balo xách tay. Trưởng đoàn nên cho đăng ký theo nhu cầu thực tế hoặc gom theo nhóm phòng khách sạn để mua số gói vừa đủ trước hạn xuất vé, đồng thời lưu ý quy chuẩn đóng gói tại mục điều kiện hành lý của hãng.

Cách xếp chỗ ngồi cho tập thể lớn trên máy bay

Trừ khi đoàn trả phí mua chỗ ngồi trước (Seat Selection), còn lại khi làm thủ tục (check-in), hãng hoặc đại lý sẽ hỗ trợ xếp đoàn ngồi cùng khu vực (ví dụ từ hàng ghế 15 đến 22) tùy lượng ghế trống thực tế trên tàu bay.

Để người già và trẻ nhỏ không bị tách khỏi người thân trên chuyến bay đông, trưởng đoàn hãy ghi chú rõ từng cụm gia đình ngay trong file Excel gửi đại lý. Khi booker làm thủ tục trực tuyến (check-in online) hoặc gửi yêu cầu ra sân bay, các gia đình có trẻ nhỏ sẽ được ưu tiên xếp ngồi cạnh nhau trước.

Quy trình làm việc rõ ràng cho khách đoàn tại hệ thống Travelpass

Để giảm bớt khối lượng công việc cho người phụ trách đoàn, quy trình hỗ trợ vé tập thể tại Travelpass tập trung vào 4 hạng mục thực tế:

• Khảo sát và tư vấn phương án thật: Ngay khi nhận thông tin chặng bay, ngày đi và số lượng khách dự kiến, booker sẽ kiểm tra song song cả hai kênh (kênh giá lẻ trên hệ thống và kênh xin giá đoàn từ hãng) để tư vấn thẳng thắn phương án nào đang có lợi hơn về chi phí và điều kiện giữ chỗ.
• Minh bạch điều khoản ngay từ đầu: Mọi báo giá gửi đến khách hàng đều ghi rõ mức giá trọn gói đã gồm thuế phí, tiêu chuẩn hành lý đi kèm, số tiền đặt cọc, ngày giờ hạn chót vào tên và điều khoản thay đổi nhân sự của hãng.
• Theo sát tiến độ hồ sơ: Nhân viên chuyên trách sẽ chủ động nhắc trưởng đoàn trước các mốc thời hạn đặt cọc và hạn chốt danh sách xuất vé, đồng thời hỗ trợ kiểm tra chéo họ tên, ngày sinh của trẻ em để hạn chế lỗi sai ký tự khi ra sân bay.
• Đầy đủ chứng từ pháp lý: Cung cấp hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê và xuất hóa đơn GTGT (VAT) hợp lệ theo yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp.

Nếu cần kiểm tra lịch bay hoặc xin báo giá vé đoàn cho công ty và gia đình, bạn có thể liên hệ trực tiếp Travelpass để được tư vấn cụ thể.

Travelpass.VN hệ thống vé máy bay trực tuyến

• Hotline hỗ trợ 24/7: 1900 63 60 63
• Zalo nhận báo giá nhanh: https://zalo.me/timchuyenbay
• Văn phòng: 138 Nguyễn Thượng Hiền, P. Hạnh Thông, TP. HCM